در بعضي از سيستمهاي حسابداري حسابداران به جاي اينکه ،فعاليتهاي مالي را مستقيما از روي اسناد و مدارک مثبته در دفاتر ثبت نمايند ، اقدام به تهيه برگه حسابداري و يا سند روزنامه مي کنند . اين برگه يا سند ، نوشته اي است که در آن يک يا چند فعاليت مالي انجام شده بر حسب نوع حساب ، بدهکار يا بستانکار مي گردد .

البته بايد به اين نکته توجه داشت که برگه حسابداري يا سند روزنامه، پس از امضاء مراجع صلاحيتدار در يک موسسه ، قابل ثبت در دفاتر حسابداري مي باشد . برگه حسابداري داراي ستونهايي براي ثبت شماره حساب در دفتر کل و دفتر معين مي باشد و همچنين در ستون شرح عنوان حسابها و شرح کامل معامله وتاريخ آن نوشته مي شود در زير برگه حسابداري شماره صفحه دفتر روزنامه يادداشت مي گردد . سند روزنامه در هنگام ثبت در دفتر روزنامه پياپي شماره گذاري مي شود

اولين مرحله حسابداري مرحله ثبت فعاليتهاست . در اين مرحله ، اطلاعات مربوط به فعاليتهاي مالي پس از تجزيه و تحليل و تعين تاثيري که بر معادله حسابداري دارند
( تعيين حسابهاي بدهکار و بستانکار ) و تنظيم سندهاي مربوط در دفتري به نام دفتر روزنامه يا همان دفتر ثبت اوليه به ترتيب تاريخ وقوع ثبت مي گردند .

بايد به اين نکته توجه کرد که ثبتي که در دفتر روزنامه انجام مي شود ، ثبت دو طرفه ناميده مي شود زيرا که هر دو طرف فعاليت مالي مورد توجه قرار مي گيرد .بنابراين همواره توازني بين حسابها برقرار مي باشد . قبل از پيدايش ثبت دو طرفه ثبت يکطرفه يا دفترداري ساده (دفترداري يکطرفه ) معمول بود ؛ که در آن يک طرف هر فعاليت مالي مورد توجه قرار مي گرفت . چنين سيستمي براي موسسات بزرگ امروزي به هيچ وجه قابل استفاده نيست زيرا به علت عدم ثبت کامل يک فعاليت مالي ، کنترل صحت عمليات انجام شده غير ممکن مي باشد . همچنين امکان تهيه صورتها و گزارشهاي مالي درست و قابل استفاده وجود ندارد .

موسسات مختلف با توجه به نوع و حجم کار ، دفاتر روزنامه متعددي را مورد استفاده قرار مي دهند . به طور کلي مي توان دفاتر روزنامه را به دو گروه تقسيم نمود : 

دفاتر روزنامه عمومي :
ساده ترين و متداولترين نوع دفتر روزنامه ، دفتريست که آن را دفتر روزنامه عمومي يا دفتر روزنامه دو ستوني مي نامند . اين دفتر داراي دو ستون براي مبالغ بدهکار و بستانکار مي باشد و براي انجام ثبت معاملات در تجارتخانه ها و موسسات کوچک کفايت مي کند . البته با توجه به نوع کار وحجم فعاليتهاي موسسات مختلف و به منظور کم کردن ميزان کار دفترداري ، مي توان ستونهاي ديگري نيز به دفتر روزنامه دوستوني اضافه کرد .

دفاتر روزنامه اختصاصي :
اين دسته از دفاتر بيشتر در موسسات بزرگ که تعداد معاملات تکراري آنها بسيار زياد است مورد استفاده قرار مي گيرد . معمولا حدود هشتاد تا نود درصد کليه فعاليتهاي مالي اين قبيل موسسات را مي توان به چهار گروه تقسيم و هر گروه را در دفتر روزنامه خاصي ثبت کرد .

تعريف سرمايه :
سرمايه از مهم ترين عوامل تجارت بوده و بزرگ ترين وسيله جلب منفعت است. هر شرکت بايد داراي سرمايه باشد، تا بتواند نتيجه اي از عمليات خود که تجارت است برده و منتفع شود. اهميت شرکت هاي تجارتي را از سرمايه آنها مي توان درک کرد.
براي سرمايه حداکثري تعيين نشده و شرکاء به هر مقدار بتوانند ممکن است سرمايه را افزايش دهند. در بعضي از ممالک اروپا حداقلي جهت سرمايه شرکت هاي سهامي معلوم شده، و در کشور ما هم به موجب ماده 5 اصلاحي اسفند 1347 مقرر گرديده در موقع تأسيس، سرمايه شرکت هاي سهامي عام از پنج ميليون ريال و سرمايه شرکت هاي سهامي خاص، از يک ميليون ريال نبايد کمتر باشد مسلم است هيچ موقع سرمايه شرکت هاي سهامي عام يا خاص از اين مبالغ نبايد کمتر باشد و اگر کمتر شد به شرحي که گذشت در صورتي که شرکاء تا يک سال جبران ننمايند يا شرکت را به نوع ديگر تبديل نکنند حکم به انحلال شرکت داده خواهد شد.
سرمايه شرکت سهامي عبارتست از جمع قيمت اسمي سهام آن شرکت. بنابراين سرمايه به سهام متساوي قسمت شده و هر يک از شرکاء يک يا چند سهم آن را خواهند داشت.

پرداخت سرمايه :
قانون اجازه داده است که در موقع تشکيل شرکت هاي سهامي دارندگان سهام اقلاً سي و پنج درصد از مورد تعهد خود را پرداخت و بقيه را فقط تعهد نمايند. البته مدت تعهد باقي مانده از پنج سال تجاوز نخواهد کرد.
ولي هرگاه آورده هاي شرکاء غير نقدي باشد بايد تمام آن تأديه شده باشد.

در بعضي از موسسات جريان کار به ترتيبي است که نياز به تهيه اطلاعات تفضيلي يا جزئيات بعضي از فعاليتهاي مالي مي باشد . اين گونه اطلاعات را نمي توان به آساني از دفترکل استخراج نمود ، در نتيجه از دفاتري که جنبه کمکي و فرعي دارند و به نام دفتر معين خوانده مي شوند ، استفاده مي گردد .

دفتر معين براي هر حساب دفترکل که شامل حسابهاي متعدد و جداگانه اي است ، نگهداري مي شود و در نتيجه حساب مربوط در دفتر کل يک حساب کنترل خواهد بود ، که همواره مانده آن با جمع مانده هاي حسابهاي مربوط در دفتر معين مطابقت دارد . دفاتر معيني که معمولا در موسسات نگهداري مي شوند عبارتند از : دفتر معين بانک ، دفتر معين بدهکاران ، دفتر معين اموال ، دفتر معين بستانکاران .

دفاتر معين از دفاتر قانوني نيستند و مي توانند به صورت کارتهاي آزاد باشند ، معمولا براي سهولت مراجعه به صفحات دفتر معين ، حسابها در اين دفاتر به ترتيب حروف الفبا نگهداري مي شوند .

همانگونه که از مفهوم عاميانه درآمد بر مي آيد ، درآمد به مبالغي اطلاق مي گرددکه از ارائه خدمات و فروش کالا و غيره عايد موسسه مي گردد . در صورتي که اين درآمد به طور نقد عايد شود ، موجب افزايش در حساب وجوه نقد « صندوق / بانک ) موسسه خواهد شد و در صورتي که تعهد گردد بعدا به موسسه پرداخت گردد ، موجب افزايش حسابهاي دريافتني و يا اسناد دريافتني موسسه مي گردد . البته بايد به اين نکته توجه داشت که کليه افزايش هاي حساب وجوه نقد به دليل کسب درآمد نيست ، بلکه مواردي از قبيل دريافت طلب نيز موجب افزايش در اين حساب و کاهش در حساب هاي دريافتني و يا اسناد دريافتني خواهد شد. در واقع درآمد مطلبي است که موجب افزايش در حساب وجوه نقد و يا حسابهاي دريافتني ونيز افزايش در حساب سرمايه خواهد شد . البته گاهي افزايش در حساب وجوه نقد و نيز حساب سرمايه به دليل سرمايه گذاريهاي مجدد صاحب و يا صاحبان موسسه است . در اينجا يک مطلب حائز اهميت وجود دارد و آن اينست که درآمد هر دوره بايد مربوط به ارائه خدمات و يا فروش کالا در همان دوره باشد و الا اگر مبلغي بابت خدماتي که در آينده انجام خواهد شد و يا کالايي که در آينده تحويل خواهد گرديد ، دريافت گردد ، درآمد آن دوره به حساب نمي آيد .

در موسسات تجاري درآمدهايي جدا از درآمدهاي حاصل از فروش کالا و خدمات وجود دارد که به آن ساير درآمدها گفته مي شود . درآمد بهره حاصل از سرمايه گذاريهاي کوتاه مدت و يا بلندمدت که موسسه از سازمانهاي اعتباري دريافت نموده است از اين نوع درآمدها مي باشد. در حسابداري موسسات يک نوع درآمد با عنوان درآمدهاي ثبت نشده نيز وجود دارد . اين درآمدها که به نام درآمدهاي وصول نشده نيز موسومند به درآمدهايي گفته مي شود که در طي دوره مالي تحقق يافته اند ، ولي دريافت و ثبت نشده اند مثلا اگر يک موسسه قرارداد ارائه خدمت منعقد نمايد اما دريافت وجه منوط به اتمام کار باشد درآمد حاصل از ارائه آن قسمت از خدمت که مربوط به دوره مالي جاري است ، تحقق مي يابد ، در حاليکه در حسابها ثبتي صورت نگرفته است . در نتيجه در پايان دوره مالي با ثبت يک آرتيکل اصلاحي ، مانده حسابها تعديل مي گردند .